Wichtiges für Geschäftsführer oder angehende Geschäftsführer – Vertrag & Co.

Sie sind Geschäftsführer einer GmbH oder wollen es werden? Dann sollten Sie den folgenden Artikel lesen, um bestens vorbereitet zu sein und insbesondere bei Ihrem Anstellungsvertrag (Geschäftsführervertrag) und Ihrer Bestellung zum Geschäftsführer nichts Wichtiges zu übersehen.

Als Geschäftsführer führen Sie – wie der Name schon sagt – die GmbH und vertreten sie nach außen. Sie schließen Geschäfte für die GmbH ab, vertreten diese in Streitfällen (sowohl außergerichtlich als auch vor Gericht) und sind dafür verantwortlich, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden, z.B. zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Abführung der Unternehmenssteuern und der Sozialabgaben für die Mitarbeiter.

Sie sind durch die Bestellung zum Geschäftsführer Organ der Gesellschaft (vertreten diese also nach den gesetzlichen Bestimmungen) und werden für die GmbH aufgrund eines Anstellungsvertrages (meist eines Dienstvertrages) tätig. Daher sollten Sie die wesentlichen gesetzlichen Bestimmungen kennen und wissen, worauf Sie beim Abschluss des Anstellungsvertrages achten sollten.

Nachfolgend habe ich Ihnen die wichtigsten Punkte kurz dargestellt.

1. Bestellung zum Geschäftsführer

Die Bestellung zum Geschäftsführer erfolgt durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung und das Einverständnis des künftigen Geschäftsführers mit seiner Bestellung. Sie ist notariell zu beurkunden, beim Handelsregister einzureichen und dort einzutragen.

2. Einzelvertretung oder Gesamtvertretung

Im Regelfall gibt es – sofern es sich nicht um eine sehr kleine GmbH handelt – mindestens zwei Geschäftsführer. In diesem Fall ist zu regeln, welche Vertretungsbefugnis die Geschäftsführer haben. Nach dem GmbH-Gesetz besteht grundsätzlich Gesamtvertretungsbefugnis, d.h. mehrere Geschäftsführer können die GmbH nur gemeinsam vertreten. Dies ist aber oft nicht praktikabel, da mehrere Geschäftsführer meist für unterschiedliche Bereiche zuständig sind (z.B. Finanzen, Marketing, Produktion) und diese eigenständig leiten sollen. Daher wird oft eine Einzelvertretungsbefugnis vereinbart.

Problematisch ist es vor allem, wenn sich die Regelungen zur Vertretungsbefugnis in der Satzung (Gesellschaftsvertrag) und im Geschäftsführervertrag widersprechen.

3. „Arten“ von Geschäftsführern

Sofern der Geschäftsführer selbst Anteile am Unternehmen hält, spricht man von einem Gesellschafter-Geschäftsführer (bei einem Anteil von über 50 % von einem „beherrschenden Geschäftsführer“), ansonsten von einem Fremdgeschäftsführer.

Der Fremdgeschäftsführer ist an Weisungen gebunden, die Gesellschafterversammlung kann ihm also vorschreiben, wie er die Geschäfte des Unternehmens zu führen hat. Er ist Angestellter des Unternehmens und wird meist aufgrund eines Dienstvertrages, in seltenen Fällen auch aufgrund eines Arbeitsvertrages, tätig.

Der Gesellschafter-Geschäftsführer dagegen wirkt im Rahmen der Gesellschafterversammlung an den Beschlüssen mit, die er später als Geschäftsführer umsetzt.

4. Geschäftsführervertrag

Im Regelfall wird der Geschäftsführer auf Grundlage eines Dienstvertrages tätig, manchmal auch aufgrund eines Arbeitsvertrages. Ein Geschäftsführervertrag kann zwar auch wirksam mündlich geschlossen werden, um Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden und den Inhalt der Vereinbarungen im Streitfall beweisen zu können, sollte er aber schriftlich abgefasst werden.

Neben den üblichen Inhalten eines klassischen Arbeitsvertrages wie Position, Gehalt und Kündigungsfristen enthalten Geschäftsführerverträge oft Regelungen zu Aufgaben und Befugnissen, Tantiemen bzw. Prämien, Dienstwagen (mit privater Nutzungsmöglichkeit), Reisekosten, sonstigen Sachleistungen wie Mobiltelefon, Laptop bzw. Tablet-PC, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Vorsorgeleistungen bzw. Versicherungen (Übernahme Kosten private Krankenversicherung, Unfallversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, betriebliche Altersvorsorge bzw. private Rentenversicherung).

Wichtig ist vor allem, dass der Aufgabenbereich eindeutig festgelegt ist. Gerade bei mehreren Geschäftsführern findet oft eine Aufteilung (z.B. Finanzen, Marketing, Produktion) statt. Gleiches gilt für die Vertretungsbefugnis (Einzelvertretung oder Gesamtvertretung).

Oft sind Anstellungsverträge von Geschäftsführern befristet, etwa auf 3 oder 5 Jahre. Meist wird zudem vereinbart, dass sie sich um eine bestimmte Zeitspanne verlängern, wenn sie nicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt von einer Seite gekündigt werden. Die Kündigungsfristen sind oft länger als in „normalen“ Arbeitsverträgen, beispielsweise 3 oder 6 Monate zum Quartalsende.

Das Gehalt des Geschäftsführers ist grundsätzlich Verhandlungssache. Üblicherweise verdient er mehr als ein durchschnittlicher Arbeitnehmer. Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer muss aber darauf geachtet werden, dass das Gehalt nicht überhöht ist, da sonst eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen kann. Spätestens nach der nächsten Betriebsprüfung kann es dann Probleme mit dem Finanzamt geben.

Üblicherweise erhält ein Geschäftsführer ein bestimmtes festes Jahresgehalt, das in monatlichen Beträgen ausgezahlt wird, und zusätzlich eine variable Vergütung. Meist wird eine Gewinnbeteiligung (Tantieme) vereinbart, in schwierigen Unternehmens-Phasen mit erwarteten Verlusten aber auch eine Umsatzbeteiligung oder eine Sonderzahlung gemäß dem Zielerreichungsgrad entsprechend einer Zielvereinbarung. Wichtig ist in diesem Zusammenhang vor allem, dass es eindeutige Regelungen zur Berechnung sowie für den Fall des Ausscheidens während des Geschäftsjahres gibt.

Da Geschäftsführer keinen gesetzlichen Anspruch auf Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall und auf bezahlten Urlaub haben, werden hierzu üblicherweise Regelungen im Anstellungsvertrag getroffen. Dies betrifft auch die private Nutzungsmöglichkeit des Dienstwagens während einer längeren Erkrankung. Daneben werden oft Vorsorgeleistungen bzw. der Abschluss bestimmter Versicherungen für den Geschäftsführer durch die GmbH vereinbart, etwa eine Kapitallebensversicherung für Alter, Unfall, Erwerbsunfähigkeit und Tod. Hierbei ist auf einen ausreichenden Umfang, eine ausreichende Höhe und eine „Absicherung“ gegen Entzug bzw. Aushöhlung zu achten.

Eine bestimmte wöchentliche Arbeitszeit wird üblicherweise nicht vereinbart, da sowohl für den Geschäftsführer als auch für die Gesellschafter der GmbH klar ist, dass der Geschäftsführer seine gesamte Arbeitskraft dem Unternehmen zur Verfügung stellt und Überstunden nicht extra vergütet werden.

Für die Zeit nach dem Ausscheiden wird in manchen Fällen ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart. Während der Anstellung darf ein Geschäftsführer der eigenen GmbH ohnehin keine Konkurrenz machen. Danach ist dies nur verboten, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde. In diesem Fall sollte vor allem auf eine angemessene Dauer und Karenzentschädigung geachtet werden.

Change of Control-Klausel

Voraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit als Geschäftsführer ist unter anderem ein gutes Verhältnis zu den Gesellschaftern. Da ein Geschäftsführer aber nicht verhindern kann, dass Geschäftsanteile durch Verkauf oder Vererben auf andere Personen übergehen und sich dann Ziele und Erwartungen verändern, sichern sich Geschäftsführer oft durch sog. change-of-control-Klauseln ab. Solche Klauseln räumen dem Geschäftsführer ein Sonderkündigungsrecht ein, wenn es zu einem Gesellschafterwechsel kommt. Meist wird zudem für diesen Fall ein Abfindungsanspruch vereinbart, der sich an der Höhe des durch die Sonderkündigung entgangenen Gehalts orientiert. Besonders bei variablen Gehaltsbestandteilen, die vom Unternehmensergebnis bzw. der Leistung des Geschäftsführers abhängen, ist dies nicht ganz einfach.

GmbH-Satzung Klausel Geschäftsführer

5. Zuvor bestehendes Arbeitsverhältnis

Wenn der Geschäftsführer vor seiner Bestellung bereits in der GmbH beschäftigt war, z.B. als leitender Angestellter oder Prokurist, sollte unbedingt geklärt werden, was nach der „Beförderung“ zum Geschäftsführer mit diesem Arbeitsvertrag geschieht. Soll er beendet werden (z.B. durch einen Aufhebungsvertrag) oder nur ruhen? Dies wird dann relevant, wenn der Geschäftsführervertrag später einmal beendet wird, denn ein Geschäftsführer hat keinen Kündigungsschutz.

6. Sozialversicherungspflicht des Geschäftsführers

Häufig stellt sich bei Geschäftsführern die Frage, ob sie sozialversicherungsrechtlich als Arbeitnehmer anzusehen sind und somit Sozialabgaben abgeführt werden müssen oder nicht.

Maßgebendes Abgrenzungskriterium ist die Weisungsgebundenheit des Geschäftsführers. Je mehr Weisungen ein Geschäftsführer von der Gesellschafterversammlung bekommt, je mehr Vorgaben im Gesellschaftsvertrag geregelt sind und je mehr er in eine bestehende Ordnung eingegliedert ist, desto eher ist er Arbeitnehmer und damit sozialversicherungspflichtig.

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern spielt zudem eine Rolle, wie hoch ihr Geschäftsanteil ist. Verfügen sie über eine Sperrminorität (ab 25,1 %) und können damit Beschlüsse und Entscheidungen, die eine ¾-Mehrheit erfordern, blockieren, liegt im Regelfall keine Arbeitnehmereigenschaft und damit keine Sozialversicherungspflicht vor.

Bestehen Zweifel, kann in einem Statusfeststellungsverfahren verbindlich geklärt werden, ob eine Sozialversicherungspflicht besteht.

7. Aufgaben und Pflichten von Geschäftsführer

Aufgabe des Geschäftsführers ist es, den in der Satzung (Gesellschaftsvertrag) geregelten Gesellschaftszweck der GmbH zu verwirklichen, die Unternehmensziele zu erreichen, Schaden von der GmbH abzuwenden, die Gesellschaft zu leiten und sie in allen Angelegenheiten nach außen zu vertreten. Darüber hinaus hat der Geschäftsführer insbesondere folgende Pflichten:

  • Rechnungslegungspflicht / Führen der Bücher (ordnungsgemäße Buchführung, Vorlage Jahresabschluss u. Lagebericht)
  • Pflicht zur Erhaltung des Stammkapitals (keine Auszahlung an Gesellschafter)
  • Mitteilungspflicht an das Handelsregister (Gesellschafterwechsel, Kapitalerhöhung)
  • Pflichten bei Beschäftigung von Mitarbeitern (Abführung Sozialabgaben)
  • Treuepflicht
  • Pflicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung
  • Auskunfts- und Informationspflicht (gegenüber den Gesellschaftern)
  • Erfüllung der steuerlichen Pflichten der GmbH (Abgabe Steuererklärung, Abführung Unternehmenssteuern)
  • Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrags (sonst strafbare Insolvenzverschleppung)

Dabei muss er die „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ beachten. Der Geschäftsführer ist zudem an die Weisungen der Gesellschafterversammlung gebunden, die entweder allgemein (z.B. Zustimmungserfordernis bei bedeutenden Geschäften) oder im Einzelfall erteilt werden können.

8. Haftung des Geschäftsführers

Verletzt ein Geschäftsführer seine Pflichten, haftet er für den entstehenden Schaden persönlich, also mit seinem Privatvermögen. Dies gilt sowohl gegenüber der GmbH und den Gesellschaftern (sog. Innenhaftung) als auch gegenüber Dritten wie Kunden, Lieferanten und Behörden (Finanzamt, Krankenkasse als Einzugsstelle Sozialabgaben) (sog. Außenhaftung). Die Haftungsbeschränkung der GmbH gilt für ihn nicht.

Um dieses erhebliche Haftungsrisiko zu beschränken, wird in Geschäftsführerverträgen oft eine Haftungsbeschränkung (z.B. Verkürzung Verjährungsfrist, Ausschlussfrist, Begrenzung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit) vereinbart. Dabei ist auf eine rechtssichere Formulierung zu achten, damit die Klausel nicht unwirksam ist, etwa wegen Gläubigerbenachteiligung bzw. bei einem Verstoß gegen die Grundsätze der Kapitalerhaltung. Alternativ kommt der Abschluss einer sog. D&O-Versicherung mit ausreichender Deckung in Betracht.

9. Entlastung von Geschäftsführer

Mit der Entlastung segnen die Gesellschafter die Tätigkeit des Geschäftsführers im vergangenen Geschäftsjahr ab und sprechen ihm für die Zukunft ihr Vertrauen aus. Wird eine Entlastung erteilt, führt dies dazu, dass Schadensersatzansprüche gegen den Geschäftsführer weitgehend ausgeschlossen sind. Da Geschäftsführer aber keinen Anspruch auf einen Entlastungsbeschluss haben, empfehlen sich Regelungen hierzu im Anstellungsvertrag.

10. Abberufung als Geschäftsführer und Beendigung des Geschäftsführervertrages

Beim Geschäftsführer ist strikt zwischen der Organstellung (Bestellung als Geschäftsführer) und dem Anstellungsverhältnis (Dienstvertrag oder Arbeitsvertrag) zu unterscheiden.

Ist der Anstellungsvertrag befristet, endet er automatisch bei Ablauf der Befristung. Ansonsten kann er unter Einhaltung der – im Vertrag geregelten oder im Gesetz bestimmten – Kündigungsfrist gekündigt werden. Eine fristlose Kündigung ist nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes (z.B. schwere oder wiederholte Pflichtverletzung oder Straftat) möglich.

Eine Abberufung als Geschäftsführer ist jederzeit möglich. Dies hat aber keine Auswirkungen auf den Anstellungsvertrag. Der Geschäftsführer wird daher weiter für die GmbH tätig – ohne diese aber nach außen vertreten zu dürfen – und erhält weiter das vereinbarte Gehalt. Da dies meist für beide Seiten wenig zufriedenstellend ist, wird in solch einer Konstellation oft ein Aufhebungsvertrag mit einer Abfindung geschlossen. Oft wird zudem im Anstellungsvertrag geregelt, dass die Abberufung als Kündigung des Anstellungsvertrages zum nächstmöglichen Zeitpunkt gilt (sog. Koppelungsklausel).

Wenn Sie als Geschäftsführer kündigen bzw. Ihr Amt als Geschäftsführer niederlegen wollen, sorgen Sie dafür, dass dies nicht zur Unzeit geschieht (sonst Haftungsrisiko auf Schadensersatz) und dass Sie die Kündigung bzw. Amtsniederlegung gegenüber der richtigen Person erklären, damit sie wirksam ist.

Da eine GmbH nicht „führungslos“, also ohne Geschäftsführer sein darf, ist darauf zu achten, dass spätestens bei der Abberufung ein neuer Geschäftsführer bestellt wird. Der alte Geschäftsführer sollte Maßnahmen zur Absicherung ergreifen, dass er im Handelsregister gelöscht wird, damit er nicht weiter in der Verantwortung und Haftung steht.

In Sonderfällen wird vom Gericht ein Notgeschäftsführer bestellt.

11. Unser Rund-um-Service für Geschäftsführer

Rufen Sie uns bei Fragen einfach an. Wir beraten Sie gerne und entwerfen bzw. prüfen Ihren Anstellungsvertrag. Wenn es später zu Meinungsverschiedenheiten mit den Gesellschaftern kommt oder Sie das Unternehmen sogar verlassen wollen, unterstützen wir Sie dabei und formulieren für Sie bei Bedarf die Kündigung, die Amtsniederlegung bzw. den Aufhebungsvertrag. Auf Wunsch verhandeln wir auch die Abfindung bzw. sonstige Konditionen mit der GmbH bzw. den Gesellschaftern.

… und für die GmbH bzw. die Gesellschafter der GmbH

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